Beth yw’r adnoddau arolwg gorau sydd ar gael am ddim i sefydliadau nid er elw yng Nghymru?

Pam casglu data gydag arolwg?  

Mae elusennau yng Nghymru’n defnyddio arolygon am sawl rheswm. Efallai bod angen i chi: 

• Gasglu adborth: Gofyn i roddwyr neu’r rhai sy’n defnyddio eich gwasanaethau am eu barn. 
• Cynllunio gwasanaethau: Cynnal gwaith ymchwil i ddeall anghenion lleol cyn ymgeisio am gyllid. 
• Rheoli pobl: Defnyddio ffurflenni i recriwtio gwirfoddolwyr neu i ymgynghori â staff. 
• Cofnodi cynhwysiant: Casglu data ar gydraddoldeb ac amrywiaeth i sicrhau bod eich gwasanaethau’n cyrraedd pawb

Pam symud tuag at arolygon digidol? 

Yn ôl yr Adroddiad Sgiliau Digidol Elusennau diweddaraf, mae’r sector yn cymryd camau sylweddol o ran data, ond mae “bwlch sgiliau” yn dal i fodoli. Symud tuag at ffurflenni digidol yw’r cam cyntaf tuag at bontio’r bwlch hwn.  

• Ffurflenni papur: Mae angen i chi deipio pob ymateb â llaw ar daenlen. Gall hyn arwain at gamgymeriadau o ganlyniad i ysgrifen anniben ac mae’n gallu cymryd oriau o amser staff. 
• Ffurflenni digidol: Maent yn arbed oriau o waith ac mae’r gwaith dadansoddi’n cael ei wneud ar eich rhan. Unwaith y bydd rhywun yn clicio’r botwm “cyflwyno”, mae eich siartiau a’ch taenlenni’n diweddaru ar unwaith. Mae hyn yn golygu eich bod yn symud o fod yn casglu data’n unig i fod yn ei ddefnyddio i wella eich gwasanaethau. 

Y pum platfform arolwg gorau sydd ar gael am ddim

1. Microsoft Forms 

Pris: Am ddim gyda Microsoft 365. Mae nifer o elusennau’n cael 300 o drwyddedau “Business Basic” am ddim. 

Storio data: Fel arfer yn cael ei storio yn Ewrop/y DU ar gyfer defnyddwyr lleol.  

Mwyaf addas ar gyfer: Sefydliadau sydd eisoes yn defnyddio Outlook, Word ac Excel. Mae’n ddiogel ac yn broffesiynol, ond mae’r opsiynau dylunio’n gyfyngedig. 

2. Google Forms 

Pris: Am ddim gyda chyfrif Google.

Storio data: Wedi’i storio ar weinyddion byd-eang Google. Mae gan sefydliadau sy’n defnyddio pecyn Google Workspace for Nonprofits well rheolaeth dros eu data.

Mwyaf addas ar gyfer: Arolygon syml a chyflym. Mae’n cynnig nifer diderfyn o ffurflenni ac ymatebion am ddim, gan olygu mai dyma’r dewis mwyaf cost effeithiol. 

3. Tally

Pris: Mae’r cynllun am ddim yn cynnwys nifer diderfyn o ffurflenni. Mae’r fersiwn Pro yn costio £20 y mis (gostyngiad o 30% i elusennau). 

Storio data: Wedi'i storio yng Ngwlad Belg (UE). Mae hyn yn gallu symleiddio cydymffurfiaeth â GDPR. 

Mwyaf addas ar gyfer: Achlysuron pan fo angen i chi greu nifer o ffurflenni. Mae’n teimlo fel dogfen lân yn Word, ac yn eich caniatáu i uwchlwytho ffeiliau a gwneud taliadau ar y cynllun sydd ar gael am ddim.

4. Fillout 

• Pris: Am ddim ar gyfer hyd at 1,000 o ymatebion bob mis. 
• Storio data: Gallwch ddefnyddio storfeydd data yn Ewrop (cynlluniau y telir amdanynt yn unig).   
• Mwyaf addas ar gyfer: Gwneud i ffurflenni edrych yn fodern ac yn broffesiynol. Mae’n cynnwys nodweddion “rhesymeg” sy’n hwyluso’r broses o greu ffurflenni dwyieithog (Cymraeg/Saesneg) trwy ddangos yr iaith gywir yn seiliedig ar ddewis defnyddiwr.

5. Tripetto

Pris: Am ddim ar gyfer pob nodwedd (gyda brandio Tripetto). Gallwch dalu ffi untro ($99) fesul ffurflen i uwchraddio. 

Storio data: Wedi’i storio yn Ewrop neu ar eich safle WordPress eich hun.  

Mwyaf addas ar gyfer: Ffurflenni sgyrsiol sy’n dangos un cwestiwn ar y tro. Mae hyn yn ddefnyddiol iawn ar gyfer pobl gydag anawsterau dysgu neu’r rhai sy’n defnyddio ffonau symudol. 

Opsiynau eraill: Pam nad yw rhai o’r adnoddau poblogaidd wedi cyrraedd y rhestr

• Typeform: Very beautiful, but the free version is too limited for most charities (only 10 responses per month). It also has an expensive monthly fee once you grow. 
• SurveyMonkey: Well known, but the free plan often blocks you from downloading your results to Excel.
• Typeform: Hardd iawn, ond mae’r fersiwn sydd ar gael am ddim yn rhy gyfyngedig i’r rhan fwyaf o elusennau (dim ond 10 ymateb y mis). Mae hefyd yn codi ffi uchel bob mis unwaith y byddwch yn tyfu. 
• SurveyMonkey: Adnabyddus, ond mae’r fersiwn sydd ar gael am ddim yn aml yn eich rhwystro rhag lawr lwytho eich canlyniadau i Excel. 

Sut i wneud y dewis: rhestr wirio gyflym 

Cyn gwneud eich dewis, atebwch rai o’r cwestiynau canlynol i greu rhestr o’r agweddau sy’n angenrheidiol i chi: 

1. Profiad ymatebwyr: A yw’r ffurflen yn edrych yn dda ar ffôn symudol? 
2. Lleoliad y data: Os byddwch chi’n casglu manylion personol, a yw’r storfa ddata’n cydymffurfio gyda GDPR? Chwiliwch am storfeydd yn y DU/UE os ydych chi’n casglu gwybodaeth bersonol sensitif. 
3. Allforio: A oes modd tynnu eich data allan am ddim (ar ffurf CSV neu Excel)? 
4. Adnoddau presennol: A oes gennych chi adnodd o fewn eich CRM neu feddalwedd e-bost yn barod? Edrychwch yn y mannau hyn yn y lle cyntaf. 
5. Cyfyngiadau ar ymatebion: Mae cynlluniau am ddim yn aml yn cyfyngu ar nifer yr ymatebion y gallwch eu casglu (e.e. mae Fillout yn eich cyfyngu i 1,000 y mis). Amcangyfrifwch faint eich cynulleidfa cyn dechrau. 
6. Mathau o gwestiynau a rhesymeg: Os oes angen “canghennu” (gofyn gwahanol gwestiynau’n seiliedig ar atebion blaenorol), gwiriwch a yw’r cynllun am ddim yn galluogi hynny. 
7. Y Gymraeg: A allwch chi gynnal yr arolwg yn y Gymraeg a’r Saesneg? Mae adnoddau megis Fillout a Tripetto yn ymdrin â rhesymeg yn dda, ac mae gan Microsoft Forms nodwedd ddwyieithog benodol.
8. Gofynion cyllidwyr: Gallai rhai tendrau neu gyllid grant nodi’n benodol bod rhaid i chi ddefnyddio platfform lle mae’r data’n cael ei amgryptio i safon benodol, megis amgryptiad 256-bit. 

Camau nesaf 

Dewiswch un o’r adnoddau o’r rhestr hon ac ewch ati i greu arolwg syml 3 chwestiwn i weld sut mae’n teimlo. Gallwch ailasesu a newid platfformau os bydd eich anghenion yn newid. 

Darllenwch sut mae elusen sy’n cefnogi pobl gydag anabledd wedi defnyddio Tripetto i greu ffurflen hawdd i’w darllen.