Cymdeithas Tai Newydd

Sut mae Cymdeithas Tai wedi defnyddio codau QR ac awtomeiddio i helpu annog mwy o bobl i gofrestru am eu gwasanaeth a lleihau tasgau gweinyddol swyddfa gefn ailadroddus.

Yn ôl yn haf 2021, cynhaliwyd cwrs Cynllunio Gwasanaethau Digidol gan Newid. Roedd y cwrs 6 wythnos yma yn gyflwyniad i'r cysyniad o Gynllunio Gwasanaeth ac yn cefnogi sefydliadau'r trydydd sector i greu prototeip o wasanaethau newydd a ffyrdd newydd o weithio.

Ymunodd Cymdeithas Tai Newydd â'r cwrs yn wreiddiol am eu bod yn cynnig grant i grwpiau cymunedol ac eisiau gwella'r ffordd roeddent yn hyrwyddo ac yn cael mynediad i'r grant yma. Roeddent hefyd yn awyddus i symleiddio'r broses o wneud cais a'r ffordd roedd staff yn ymdrin â cheisiadau.

Gyda'r gefnogaeth a'r hyfforddiant cafwyd yn ystod y cwrs, cynhaliwyd ymchwil. Aethant ati i siarad gydag aelodau staff a phobl a dderbyniodd y grant, yn gofyn am adborth am y broses, i ddeall os oedd digon o gefnogaeth, arweiniad ac unrhyw heriau. Siaradwyd gyda Chymdeithas Tai arall i drafod eu proses Budd Cymunedol nhw a chreu map taith defnyddiwr i ddeall yn well pob cam o'r broses i'r ymgeiswyr.

Aethant ati i greu dau ddatganiad a oedd yn helpu iddynt ddeall anghenion eu Swyddogion Budd Cymunedol fel bod posib canolbwyntio ar y gefnogaeth sydd ei angen arnynt. Gelwir y rhain yn 'Datganiadau Anghenion Defnyddwyr':

Yna aeth Newydd ati i greu tri datganiad yn canolbwyntio ar ddatrysiadau posib i'r her. Roedd hyn yn help i ganolbwyntio'r meddwl a chynhyrchu datrysiadau posib.  Gelwir y broses yma yn Sut Gallwn Ni.

Dyma'r datganiadau Sut Gallwn Ni Newydd:

• Sut gallwn ni weithio gyda'r sefydliadau i gytuno ar y lle gorau i ychwanegu effaith gymdeithasol?
• Sut gallwn ni godi ymwybyddiaeth a mynediad i gyllid Budd Cymunedol?
• Sut gallwn ni greu diwylliant o Werth Cymdeithasol i ysgogi pwrpas cyffredin?

Ar ôl edrych ar rywfaint o ymchwil am sut mae unigolion yn cael mynediad i gynnwys gwe, daethant ar draws erthygl benodol yn amlygu tipyn o gynnydd yn yr ymwybyddiaeth a'r defnydd o godau QR yn dilyn defnydd gan Lywodraeth Cymru yn ystod y cyfnod clo ar gyfer cynlluniau gwahanol, gan gynnwys 'Bwyta Allan i Helpu Allan' a'i ddefnydd ehangach gan y sector lletygarwch.

Aeth Newydd ati i greu poster yn defnyddio Canva a chreu 'Datganiad o Ddiddordeb Digidol' gyda Microsoft Forms, yn ogystal â datblygu Cod QR i'w osod ar y poster. Defnyddiwyd Power Automate fel bod unrhyw un sydd yn llenwi'r ffurflen yn defnyddio'r Cod QR yn cael ymateb e-bost awtomatig. Yn dilyn sylwadau gan rywun yn dweud bod gwell ganddynt sgwrsio ar y ffôn, ychwanegwyd rhif ffôn i'r poster.

Roedd Newydd yn falch gyda chanlyniadau'r prawf ac yn amcangyfrif y byddai defnyddio Power Automate yn arbed 5 munud o amser gweinyddol ar gyfer pob cais am arian. Byddai hyn yn arbed miloedd o funudau mewn amser gweinyddol.

Dywedai Scott Tandy o Newydd:

Mae'r cwrs yma wedi bod yn anhygoel. Mae wedi helpu ni i ymateb i anghenion defnyddwyr ein gwasanaeth a gweithio gyda nhw ymhob cam o'r siwrne i gasglu ac iteru yn seiliedig ar wybodaeth, adborth a phrofiadau bywyd y rhai rydym yn eu cefnogi.

I gael eich hysbysu am ddyddiadau cyrsiau yn y dyfodol ac adnoddau defnyddiol, cofrestrwch am ein cylchlythyr.