Y ffordd aeth Kidscape ati i ddefnyddio VideoAsk i gefnogi rhieni mewn angen, hyd yn oed pan oedd eu llinell gymorth ar gau

Ymunodd Kidscape, elusen atal bwlio, â’r cwrs Dylunio Gwasanaethau Digidol i ailfeddwl strwythur eu Llinell Cymorth i Rieni.

Oherwydd prinder adnoddau, un broblem yn wynebu’r tîm oedd bod y Llinell Gymorth dros y ffôn dim ond ar gael am ychydig o oriau ar ddydd Llun a dydd Mawrth. Roedd Kidscape am edrych ar yr her “Sut rydyn ni’n helpu pobl sy’n chwilio am gymorth pan fydd y llinell gymorth ar gau?” 

Yn ystod y cwrs, fe wnaethon nhw ddatblygu ffordd newydd o ddarparu’r cymorth hwnnw drwy lwyfan fideo o’r enw VideoAsk. Yn yr erthygl hon, byddwn yn trafod sut roeddent yn canolbwyntio eu hymchwil a darganfod yr ateb gorau ar gyfer helpu eu defnyddwyr.  

Darganfod 

Ar ddechrau eu prosiect, cam cyntaf y tîm oedd ceisio darganfod a deall y broblem a oedd yn wynebu eu defnyddwyr. Cynhaliodd y tîm saith cyfweliad gyda rhieni/gofalwyr, ac un cyfweliad gyda’u Rheolwr Llinell Gymorth i Rieni. Y nod oedd dysgu mwy am anghenion y rheini a oedd yn defnyddio eu gwasanaeth, a’u barn am y gwasanaeth y mae’r tîm yn ei gynnig ar hyn o bryd. Roedden nhw hefyd yn awyddus i wybod am yr hyn roedd defnyddwyr gwasanaeth yn chwilio amdano wrth gysylltu â Kidscape.  

Mae’r llinell gymorth ar agor rhwng 9:30 a 14:30. Yn ystod eu hymchwil i ddefnyddwyr, dysgodd Kidscape y byddai rhiant neu oedolyn pryderus yn aml yn chwilio am gyngor gyda’r nos, a hynny o ganlyniad i blentyn yn dod adref o’r ysgol ac yn teimlo’n ofidus ar ôl cael ei fwlio. Dywedodd y rhieni wrth Kidscape eu bod nhw’n aml yn chwilio am atebion yn hwyr i’r nos, ond dyna pryd oedd y llinell gymorth ar gau. 

Diffinio 

Yn dilyn y cam darganfod, aeth y tîm ati i gyfuno eu hymchwil i ddefnyddwyr, gan lunio un Datganiad Anghenion Defnyddwyr allweddol: 

Fel rhiant/gofalwr pan fydda i’n gweld fy mhlentyn yn dod adref o’r ysgol yn drist oherwydd ei fod yn cael ei fwlio, mae angen i mi ddatrys y broblem a helpu fy mhlentyn i deimlo’n well fel bod fy mhlentyn yn teimlo’n hapusach ac yn gallu mynd i’r ysgol, ac fel fy mod i’n gallu rhoi gorau i boeni amdano. 

Er mwyn helpu i fynd i’r afael â’r broblem a oedd yn wynebu eu defnyddwyr gwasanaeth, cyflwynodd y tîm dri Datganiad Sut Gallwn Ni wneud y canlynol:  
 

• Sut gallwn ni helpu rhieni i gael cymorth i helpu eu plant sy’n dod adref ar ôl cael eu bwlio? 
• Sut gallwn ni ddarparu’r cymorth sydd ar rieni eu hangen pan fydd eu plentyn yn cael ei fwlio? 
• Sut gallwn ni sicrhau bod yr atebion i’r cwestiynau mwyaf cyffredin yn hawdd cael gafael arnyn nhw? 

Mae’r broses hon wir yn helpu i’r defnyddiwr ddiffinio’r broblem a dewis adran i ganolbwyntio arni heb ruthro i gael gafael ar ateb.

Datblygu 

Yn y cam hwn o’u prosiect, canolbwyntiodd Kidscape ar y cwestiwn ‘Sut gallwn ni helpu rhieni a gofalwyr i helpu eu plant sy’n dod adref ar ôl cael eu bwlio?’, ac aethon nhw ati i roi ateb i’r broblem ar brawf.  

Y cam cyntaf oedd mapio taith rhiant wrth iddyn nhw symud drwy eu gwefan i geisio canfod yr atebion roedden nhw’n chwilio amdanyn nhw. Yna, fe ddechreuon nhw ddatblygu system gyfeirio a all roi’r cymorth sydd ar rieni a gofalwyr ei angen, hyd yn oed pan fydd y llinell gymorth ar gau.  

Gwnaethon nhw feddwl am sgriptiau ar gyfer cwestiynau cyffredin a chreu rhai ymatebion fideo. Bu’r ymgynghorydd llinell gymorth yn helpu i sgriptio’r ymatebion, gan roi’r un wybodaeth ag y byddai hi’n ei rhoi i bobl dros y ffôn.  

Roedden nhw’n teimlo y byddai fideos yn ychwanegu elfen ddynol i’r broses, fel bod rhieni’n teimlo eu bod yn cael eu cefnogi hyd yn oed pan nad oedd yr ymgynghorydd yn gallu bod yno. Byddai’r fideos hyn yn canolbwyntio ar y cwestiynau cyffredin a ofynnwyd gan rieni a gofalwyr.   

Profi ac ailadrodd 

Ar ôl cwblhau’r sgriptiau, dechreuodd y tîm rhoi’r gwasanaeth ar brawf gyda’u defnyddwyr. Un darn allweddol o adborth gan riant oedd, er bod y sgriptiau’n gefnogol, roedden nhw hefyd eisiau help i reoli eu hemosiynau. Arweiniodd hyn at y tîm yn gweithio gyda’u Hymgynghorydd Llinell Gymorth i Rieni i greu sgript newydd wedi’i chynllunio’n benodol i helpu rhieni i reoli eu hemosiynau. Y syniad yw bod yr adnodd yn parhau i dyfu a datblygu ar sail adborth. 

Yr adnodd digidol a ddefnyddion nhw  

Roedd y tîm yn ystyried dau adnodd wrth fwrw ati i greu eu cymorth fideo y tu allan i oriau: Microsoft Forms a Video Ask. 

Microsoft Forms  

Mae Microsoft Forms yn adnodd rhad ac am ddim y gellir ei ddefnyddio i greu arolygon, ffurflenni a pholiau ar-lein. Yn yr adnodd hwn, gallwch integreiddio fideos. Roedd yn fan cychwyn gwych, rhad ac am ddim i dîm Kidscape ei ddefnyddio fel eu prototeip i brofi a yw’n gallu helpu i ddatrys y broblem ‘Sut gall rhieni gael cymorth pan fydd y llinell gymorth ar gau?’  

Video Ask  

Mae VideoAsk yn llwyfan arall y gellir ei defnyddio i greu cynnwys fideo. Mae’n adnodd dim cod sy’n eich galluogi i greu ymateb mwy personol i gwestiwn drwy fideo. Mae eu gwefan yn darparu templedi i’ch helpu i ddechrau arni ac astudiaethau achos i’ch helpu i ddysgu beth sy’n bosibl ar y llwyfan. Mae ei bris yn amrywio o £0 i £38 y mis.  

Mae Videoask yn rhoi gostyngiad o 25%  ar holl gynlluniau misol i sefydliadau di-elw cofrestredig. I gael mynediad at hyn, y cyfan sy’n rhaid i chi ei wneud yw cysylltu â nhw a darparu dolen iddyn nhw ddysgu am eich sefydliad a dogfennau sy'n dilysu statws di-elw eich sefydliad. 

Cyflawni 

Fe wnaeth y tîm brofi ac adolygu'r ddau adnodd a phenderfynu defnyddio Microsoft Forms i roi eu prototeip ar brawf, a gweld pa mor dda mae'n gweithio a pharhau i ailadrodd. Eu cynllun yw cyflwyno’r prototeip i’w huwch dîm a sicrhau cyllid i ddefnyddio VideoAsk yn y dyfodol. 

Adborth o brofiad y tîm ar y cwrs:

“Roeddwn i wrth fy modd â pha mor gefnogol oedd y cwrs a sut cawsom ni amrywiaeth o adnoddau anhygoel y gallwn ni eu defnyddio dro ar ôl tro yn ein gwaith. Roedd y ffaith fy mod wedi datblygu ffyrdd rhad ac am ddim o adeiladu fy mhrototeip yn wych hefyd.”  

I gael rhagor o wybodaeth am sut mae sefydliadau’r trydydd sector yn defnyddio technoleg ddigidol ac i gael y wybodaeth ddiweddaraf am ein cyfleoedd hyfforddi presennol, cofrestrwch ar gyfer ein cylchlythyr.