Sut mae Canolfan Cymunedol a Diwylliannol yn defnyddio Zapier i ddiweddaru'u rhestr bostio yn awtomatig

Beth oedd y broblem?

Mae Canolfan Cymunedol a Diwylliannol Institiwt Glyn Ebwy (EVI) wedi bod yn ychwanegu i'w rhestr bostio yn defnyddio adnodd e-farchnata Mailchimp. Maent yn defnyddio hwn i gynllunio cylchlythyrau e-bost i ddiweddaru'r gymuned a'u cysylltiadau ar yr holl gyfleoedd, digwyddiadau, dosbarthiadau, a newyddion. Mae hefyd yn caniatáu iddynt dracio faint o bobl sydd wedi agor yr e-bost ac wedi clicio'r ddolen, sydd yn ei wneud yn adnodd defnyddiol iawn i wirio ymrwymiad a thracio data.

Maent wedi bod yn defnyddio Humanitix (llwyfan tocynnau digwyddiadau i sefydliadau dielw) fel bod pobl yn gallu archebu tocynnau i unrhyw ddigwyddiad. Y peth da am Humanitix yw'r opsiwn i gael eich ychwanegu i'r rhestr bostio pan fyddech chi'n archebu tocyn. Roedd hyn yn help mawr i dyfu'r rhestr bostio.

Y broblem oedd, roedd yn broses diflas wrth i chi orfod copïo a phastio pob e-bost i'r ffurflen gofrestru ar y wefan yn unigol os oedd rhywun yn dewis ymuno'r rhestr bostio. Fel y gallech ddychmygu, roedd hyn yn cymryd llawer o amser ac roedd yn dasg ailadroddus iawn i'r staff!

Sut defnyddiwyd digidol i ddatrys hyn

I symleiddio'r broses yma, dechreuodd staff EVI ddefnyddio Zapier i awtomeiddio'r dasg.

Beth yw Zapier?

Mae Zapier yn adnodd awtomeiddio. Mae'n "cysylltu'r holl apiau rydych chi'n ei ddefnyddio ar gyfer eich gwaith fel y gallech chi ganolbwyntio ar yr hyn sydd i ddod nesaf."

Yr hyn y gwnaethant

 Cysylltodd aelod o'r tîm EVI eu cyfrif Humanitix i Zapier, a theipio'r sbardun 'new order on Humanitix’. Yna cysylltwyd y cyfrif Mailchimp ac ychwanegu'r weithred 'add/update subscriber in Mailchimp’ a chyhoeddi'r 'Zap'. Bellach, bob tro bydd rhywun yn ticio i gael eu hychwanegu i'r rhestr bostio ar Humanitix, mae'n cael ei ychwanegu'n awtomatig yn Mailchimp.

Dywedodd Megan, aelod staff EVI, "mae'n gweithio'n berffaith, yn cysoni ac yn tynnu'r ddau lwyfan at ei gilydd, yn rhoi'r e-byst archeb newydd ar ein rhestr bostio yn awtomatig, ac yn arbed llawer iawn o amser. Mae hefyd yn sicrhau nad ydym yn anghofio rhywun ar ddamwain?"

Os ydych chi'n awyddus i roi tro ar awtomeiddio ac arbed amser, mae Zapier yn adnodd gwych i gychwyn.

Gwybodaeth ddefnyddiol

 Gallech gysylltu dros 6,000 o apiau gwahanol o fewn Zapier. Mae rhai yn cynnwys Google Sheets, Typeform, Outlook, Facebook, a WordPress. Mae'r wefan Zapier yn llawn canllawiau a blogiau i'ch ysbrydoli gyda'r posibiliadau o'r hyn gallech chi ei wneud.

Cynllun am ddim neu dalu

Mae yna bedwar cynllun sydd yn amrywio o gyfrif am ddim i unigolion i gyfrif tîm sydd yn caniatáu 2,000 o dasgau'r mis. Maent hefyd yn cynnig disgownt os ydych chi'n dewis tanysgrifio am flwyddyn.

Mae Zapier yn cynnig disgownt 15% i sefydliadau dielw. Yr unig beth sy'n rhaid gwneud yw cofrestru am gyfrif Zapier am ddim, yna cwblhau'r cais a darparu dogfennau sydd yn cadarnhau eich statws dielw.

Byddem yn argymell i chi gychwyn gyda chyfrif am ddim fel EVI a gweld os yw'n ddefnyddiol i chi cyn i chi dalu tanysgrifiad.