Sut mae ProMo Cymru yn arbed amser wrth ddefnyddio Calendly i drefnu cyfarfodydd

Pan gynyddodd y ceisiadau am wasanaeth DigiCymru ProMo, roedd yn anoddach i'r tîm drefnu'r gwaith o osod dyddiad i gynnal sesiynau gyda phob sefydliad. Dyma ble helpodd Calendly. Isod, gellir darganfod sut defnyddiwyd Calendly i ddileu'r angen am e-byst yn ôl ac ymlaen i drefnu amser.

Beth oedd y broblem

Mae ProMo yn cynnig gwasanaeth gelwir yn DigiCymru. Fel rhan o'r gwasanaeth yma, mae'r tîm yn cynnig sesiynau un i un i sefydliadau'r trydydd sector gydag un o'n harbenigwyr digidol. 

Ar y cychwyn, roedd y sefydliadau yn gofyn am gyfarfod ac yna byddai'r person oedd yn darllen yr e-bost yn gorfod trefnu amser oedd yn addas i bawb.

Y broblem oedd bod y tîm yn gorfod gyrru e-byst yn ôl ac ymlaen i'r cleient i ddarganfod amser oedd yn addas ac yna'n rhannu pwy oedd yn darparu'r gefnogaeth yn gyfartal. Roedd llawer o amser yn cael ei wastraffu ar weinyddiaeth cyn iddynt fedru cychwyn ar yr helpu!

Roedd ProMo yn gwybod bod rhaid gwneud rhywbeth fel bod pethau yn digwydd yn fwy sydyn a gellir treulio mwy o amser yn helpu sefydliadau yn uniongyrchol yn hytrach nag cwblhau gwaith gweinyddol. Mae Calendly yn declyn sydd yn symleiddio’r broses o drefnu cyfarfodydd. Roedd yn ddatrysiad perffaith.

Sut datryswyd hyn

Dechreuodd ProMo ddefnyddio nodwedd 'Round Robin' Calendly i sicrhau bod trefnu sesiwn yn hawdd i'r cleient ac yn cael ei rannu'n gyfartal rhwng y tîm.

Mae Calendly yn arddangos slotiau rhydd o galendrau aelod staff yn awtomatig yn unol â'r rheolau rydych chi'n eu gosod. Felly, mae'n hawdd i sefydliadau ddarganfod dyddiad sydd yn addas iddyn nhw heb orfod gyrru sawl e-bost i drefnu. Yna mae'n helpu wrth rannu cyfarfodydd yn gyfartal gan benodi cyfarfod i'r aelod tîm sydd ar gael nesaf yn eu tro. Mae rhannu apwyntiadau yn deg yn sicrhau bod pwysau gwaith aelodau staff ddim yn dod yn ormod ac mae cleientiaid yn derbyn gwasanaeth cyflym a chyson.

Unwaith y bydd rhywun yn trefnu cyfarfod trwy Calendly, mae'n cael ei ychwanegu i galendr pawb sydd yn cymryd rhan yn awtomatig. Mae system atgoffa awtomataidd Calendly yn hysbysu pawb cyn yr apwyntiad sydd wedi'i drefnu er mwyn helpu lleihau'r posibilrwydd o rai ddim yn troi i fyny neu'n canslo ar y funud olaf.

Helpodd Calendly ProMo i drefnu 17 o sesiynau mewn un wythnos gyda chalendr tri aelod staff gwahanol! Ni fyddai hyn wedi bod yn bosib gyda'u hen system e-byst trwm. Heb y teclyn yma, bydda staff wedi treulio cymaint o amser yn e-bostio yn ôl ac ymlaen rhwng eu hunain a'r cleientiaid, sydd yn golygu llai o amser i gefnogi elusennau eraill.

Gwybodaeth ddefnyddiol

Ar hyn o bryd, mae Calendly yn cynnig gostyngiad o 50% i elusennau. Nid yw hyn yn cael ei hysbysu ar y wefan, ond llwyddom i gael gostyngiad wrth yrru neges i'r tîm cefnogi cwsmer, felly mae'n werth rhoi tro arni. 

Mae fersiwn am ddim Calendly yn caniatáu i chi rannu eich calendr gyda rhywun yn unigol ond nid yw'n cynnwys y nodwedd 'Round Robin' rydym yn ei ddefnyddio. Mae cal.com yn declyn trefnu cyfarfodydd arall sydd oddeutu'r un pris ac yn cynnig nodweddion diogelwch ychwanegol.

I gael eich hysbysu am ddyddiadau cyrsiau yn y dyfodol ac adnoddau defnyddiol, cofrestrwch am ein cylchlythyr.