Templed Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) newydd y gellir ei addasu ar gyfer sefydliadau’r trydydd sector yng Nghymru

Dynes mewn adeilad proffesiynol, yn gwenu wrth edrych i lawr ar ei gliniadur.
Llun gan ProMo Cymru

Rydym wedi dylunio templed Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) ar gyfer y Trydydd Sector sy’n rhad ac am ddim i’w gopïo, ei addasu a’i ddefnyddio.

Mae’r templed CRM wedi’i greu ar system o’r enw Airtable sy’n hawdd ei defnyddio ac y gall staff ei newid neu ei ddatblygu’n gyflym heb unrhyw brofiad codio. Os ydych chi’n gallu defnyddio Excel, dylech fod yn gyfforddus yn arbrofi gydag Airtable.  

Rydym yn cydnabod bod gan bob sefydliad anghenion unigryw o ran atebion CRM. Crëwyd y templed hwn i fod yn hawdd iawn ei addasu ar unwaith. Gall sefydliadau addasu gweddau, ychwanegu neu dynnu meysydd, sefydlu nodweddion awtomeiddio ac integreiddio, a theilwra'r templed sylfaenol i'w gofynion penodol eu hunain.

Gallwch gael gafael ar y templed CRM a rhoi cynnig arni os ydych chi’n teimlo’n hyderus i ddilyn y cyfarwyddiadau isod. Fel arall, gallwch gael gafael ar wasanaeth o’r enw DigiCymru i gael cymorth un-i-un am ddim i’ch helpu i addasu’r CRM i'ch anghenion penodol chi.

Dros amser byddwn yn ychwanegu templedi ychwanegol sy’n seiliedig ar brofion ac yn creu atebion gwahanol gydag amrywiaeth o sefydliadau’r trydydd sector. Os ydych chi’n creu ac yn addasu eich CRM eich hun o’n templed ni, rhowch wybod i ni, a gallwn rannu’r hyn rydych chi wedi’i greu i helpu sefydliadau tebyg.

Canfod yr angen am dempled CRM

Er mwyn cyfrannu at ddatblygiad Newid, buom yn siarad ag amrywiaeth o sefydliadau trydydd sector i ddeall sut gallai adnoddau digidol helpu. Un peth y cawsom wybod amdano oedd y baich gweinyddol enfawr sy’n wynebu sefydliadau oherwydd systemau hen ffasiwn, prosesau gwael a gofynion adrodd.

Fe wnaethon nhw ddweud wrthym am y problemau sy’n eu tynnu oddi wrth eu gwaith rheng flaen: 

“Mae holl elfennau gweinyddu yn her.”

Effaith emosiynol systemau sydd wedi torri:   

“Mae llawer o’n staff yn teimlo’n rhwystredig â thasgau gweinyddol a phan fydd elfennau digidol yn mynd o chwith.” 

Yn benodol, bu pobl yn sôn am systemau Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid hen ffasiwn neu nad oedd yn addas i'r diben neu nad oedd yn bodoli hyd yn oed: 

“Os gallwn ni ddod o hyd i’r llwyfan rheoli gwirfoddolwyr iawn, rwy’n credu y byddai’r amser a fyddai ar gael yn sgil hynny o ran amser staff yn caniatáu i ni ymgymryd ag o leiaf ddau brosiect newydd, mae’n debyg.”  

Dywedodd un sefydliad fod y llwyfan CRM roedden nhw’n ei ddefnyddio yn ‘glogyrnaidd’ ac yn ‘anaddasadwy’. Nid oedd y system yn caniatáu iddynt gofnodi’r gwaith ychwanegol y maen nhw’n ei wneud, felly roedd yn rhaid iddynt ddyblygu data mewn sawl lle er mwyn cofnodi’n gywir sut roedden nhw’n bodloni eu deilliannau.

Roedden nhw’n dweud: 

“Rydyn ni’n treulio mwy o amser yn bwydo data i mewn nag yr ydyn ni’n ei dreulio â’n defnyddwyr gwasanaeth. Pe bai modd i ni ddod o hyd i ffordd o symleiddio pethau, byddai hynny’n wych. Dim ond pe bai yna ryw ffordd y gallai’r CRM siarad â mwy o lwyfannau.”

Creu ateb addasadwy

Rydym wedi llunio templed CRM hyblyg gan ddefnyddio llwyfan di-god pwerus Airtable. Mae’r templed hwn yn darparu man cychwyn ar gyfer rheoli cysylltiadau, sefydliadau, prosiectau, rhyngweithiadau, gwirfoddolwyr, tasgau, nodiadau a mwy mewn un gronfa ddata ganolog. 

Rydym yn cydnabod bod gan bob sefydliad anghenion unigryw o ran atebion CRM. Yn ystod ein proses Darganfod, cawsom wybod am yr anhawster o ddefnyddio systemau CRM generig:

‘Mae fel ceisio rhoi peg sgwâr mewn twll crwn’.

Crëwyd ein templed i fod yn hawdd iawn ei addasu yn syth bin. Gall sefydliadau addasu gweddau, ychwanegu neu dynnu meysydd, sefydlu nodweddion awtomeiddio ac integreiddio â systemau eraill, a theilwra'r templed i'w gofynion penodol eu hunain. 

Mae’r templed CRM yn cynnwys y canlynol: 

  • Cyfeiriadur y sefydliad a chysylltiadau 
  • Rheoli tasgau 
  • Nodiadau ac atodiadau ffeil 
  • Adrodd a hidlo gweddau 

Sut i ddefnyddio’r templed 

Mae’r templed CRM sylfaenol ar gael am ddim ar Airtable Universe. Dyma sut i ddechrau arni: 

  1. Ewch i Airtable Universe a chlicio ar y botwm “Use Template”  
  2. Bydd y templed sylfaenol yn cael ei gopïo i fan gwaith newydd yn eich cyfrif Airtable . 
  3. Gallwch addasu gweddau, meysydd a nodweddion awtomatig i'ch anghenion  
  4. Gallwch fewngludo data sydd eisoes yn bodoli neu ddechrau ychwanegu cofnodion newydd  
  5. Gallwch rannu ag aelodau'r tîm a gosod caniatadau 

Mae  Airtable yn gynnyrch masnachol ond mae’n rhad ac am ddim i unigolion a thimau bach. Os oes angen ymarferoldeb ychwanegol cynllun rydych yn talu amdano arnoch, maen nhw’n cynnig gostyngiad o 50% i sefydliadau nid-er-elw

Angen mwy o help? 

Er bod y templed wedi’i ddylunio i fod yn hawdd ei ddeall a’i ddefnyddio, gall rhoi system CRM newydd ar waith ymddangos yn hynod anodd. Os oes angen cymorth arnoch i osod ac addasu’r templed, mae DigiCymru ar gael i roi arweiniad i chi.

Hoffi'r post yma? Clicia isod i rannu