'TG Cysgodol' ac AI: Bodloni Anghenion Digidol Eich Tîm

Pan ydych yn gweithio yn y trydydd sector, mae meddwl yn gyflym i ganfod atebion sydyn yn rhan fawr o'r swydd. Mae timau rheng flaen, gwirfoddolwyr a rheolwyr prosiect yn wych am ganfod atebion creadigol, cyflym i broblemau. Os yw taenlen swyddogol yn teimlo'n rhy araf ar gyfertracio prosiect, gall rhywun gofrestru am fwrdd Trello am ddim. Os oes angen fformatio adroddiad yn gyflym, gall aelod o staff roi'r testun mewnadnodd AI ar-lein i'w lanhau mewn eiliadau. 

Caiff y dewisiadau hyn eu gwneud i arbed amser. Fodd bynnag, pan mae staff yn lawrlwytho meddalwedd, yn defnyddio apiau cwmwl, neu'n defnyddioadnoddau digidol heb fod y tîm canolog yn gwybod, caiff ei adnabod fel TG Cysgodol. 

Mae’n bwysig nodi'n syth: Nid yw TG Cysgodol yn beth drwg yn ei hanfod. Mewn gwirionedd, mae bron i bawb yn ei wneud, ar draws pob diwydiant. Yn aml iawn, gall y cynlluniau amgen digidol cyflym hyn helpu'n aruthrol, gan gyflymu tasgau a chyflwyno ffyrdd newydd gwych o weithio heb greu unrhywniwed o gwbl. 

Yn ôl canllawiau gan y Ganolfan Diogelwch Seiber Cenedlaethol (NCSC ), anaml y mae TG Cysgodol yn deillio o fwriadau drwg. Bydd yn digwydd felarfer gan fod staff yn awyddus i wneud y gwaith a bod yn gynhyrchiol. Ond, er bod yr awydd i fod yn effeithlon yn hollol gadarnhaol, mae'r ffrwydrado adnoddau AI hygyrch, am ddim wedi ychwanegu haen o gyfrinachedd i'r arferion hyn. 

Mae'r ysfa i guddio'r defnydd o AI yn hynod gyffredin. Mae data o Fynegai Tueddiadau Gwaith Microsoft a LinkedIn yn tynnu sylw at y ffaith bod 52% o bobl sy'n defnyddio AI yn y gwaith yn gyndyn o gyfaddef eu bod yn ei ddefnyddio ar gyfer cyfrifoldebau hanfodol, oherwydd yr ofn ei fod yn gwneudiddynt edrych yn llai galluog neu'n peryglu diogelwch eu swydd. 

Nid atal pobl rhag arloesi yw'r nod: ond yn hytrach bod yn ymwybodol o ba adnoddau sydd ar waith, deall y risgiau, a sicrhau nad yw syniadau gwychyn creu mannau dall cuddiedig i'ch sefydliad ar ddamwain.

Yr Amrywiad Newydd: AI Cysgodol 

Er bod TG Cysgodol yn dal i gynnwys gweithredoedd bob dydd fel lawrlwytho cymhwysiad rhannu ffeiliau gwahanol neu ddefnyddio cyfrif Canva personol i lunio pamffled digwyddiadau cyflym, mae cynnydd cyflym Deallusrwydd Artiffisial (AI) hygyrch wedi trawsnewid pethau. 

Bydd "AI Cysgodol" yn digwydd pan fo staff yn defnyddio adnoddau AI cynhyrchiol cyhoeddus - megis datblygwyr testun, cynhyrchwyr delweddau, neu gofnodydd nodiadau cyfarfodydd awtomatig - ar gyfer tasgau gwaith pob dydd heb wirio gosodiadau cefndirol y platfform. Er enghraifft, pe bai aelodo'r tîm yn pastio trawsgrifiad cyfarfod drafft neu ffurflen adborth cymuned leol i adnodd AI cyhoeddus am ddim (fel y fersiynau safonol, am ddim o ChatGPT, Gemini neu Claude) i gynhyrchu crynodeb, gall y wybodaeth honno gael ei hamsugno i'w system hyfforddi gyhoeddus. 

Golyga hyn y gall gwybodaeth fewnol sensitif ar ddamwain fod ar gael i unrhyw un chwilio amdani ar-lein cyn i chi sylweddoli hynny, gan adaelelusennau yn agored i'r risg cynyddol o doriadau diogelwch data. Yn ychwanegol at hynny, gall defnyddio'r platfformau hyn heb y sgiliau a'rhyfforddiant cywir arwain at gamwybodaeth, rhagfarn, cynnwys nad yw'n ymwneud â'r brand, a diffyg ffydd rhwng y sefydliad a'i randdeiliaid.

Y Tu Hwnt i Ddiogelwch: Pam Mae Technoleg Anhysbys yn Cyfyngu ar Eich Twf 

Tra bod diogelu data yn flaenoriaeth glir, mae gadael i TG Cysgodol ac adnoddau AI na reolir weithredu'n llwyr yn y cefndir yn cael effaith arweithrediadau o ddydd i ddydd sefydliad mewn sawl ffordd arall: 

• Gwybodaeth Ranedig a Seilos: Pan fydd timau'n mabwysiadu gwahanol adnoddau sydd heb eu cymeradwyo, daw'r wybodaeth yn wasgaredig. Efallai y bydd un adran yn defnyddio man gwaith Slack cudd tra bod un arall yn defnyddio WhatsApp, neu gall aelod o dîm gadw storfa ymchwilAI annibynnol yn gyfan gwbl iddo'i hun. Golyga hyn bod diweddariadau prosiectau hanfodol a mewnwelediadau gwerthfawr a gynhyrchir gan AI yncael eu colli ar draws platfformau ar wahân. 
• Cyllidebau a Wastraffwyd: Heb farn ganolog, gallai elusennau heb yn wybod iddynt dalu am dair meddalwedd premiwm neu danysgrifiadau AI arwahân ar draws gwahanol adrannau sydd i gyd yn cyflawni union yr un dasg (fel dylunio graffeg, ysgrifennu copi neu drawsgrifio). 
• Gwybodaeth Sefydliadol a Gollwyd: Mae adnoddau AI yn dysgu ac yn addasu yn seiliedig ar eich awgrymiadau a hanes. Pe bai gwirfoddolwr neu aelod o staff yn gadael eich sefydliad a'i fod yn cynnal prosiect craidd - neu'n creu llifau gwaith ac ysgogiadau AI hynod addasadwy - drwy gyfrifpersonol, anhysbys, bydd y sefydliad yn colli mynediad at yr holl hanes, data ac effeithlonrwydd hwnnw'n syth bin.

Symud o "Gyfyngiad" i Sgyrsiau Agored 

Anaml y mae ceisio blocio neu wahardd pob gwefan, ap neu blatfform AI sydd heb eu cymeradwyo yn gweithio. Yn syml, mae'n gwneud i staff deimlo'n rhwystredig ac yn gwthio'r ymddygiad yn fwy dirgel fyth. Mae dull mwy ymarferol yn golygu deall pam mae hyn yn digwydd a'i droi'n gyfle:

Os yw staff yn defnyddio cynlluniau amgen allanol neu blatfformau AI anawdurdodedig, mae'n arwydd y gall eichadnoddau swyddogol neu brosesau cymeradwyo fod yn rhy araf neu gymhleth. Edrychwch ar fabwysiadu AI a TG Cysgodol fel adborth gwerthfawr, uniongyrchol ar ble yn union mae eich systemau presennol yn gadael eich tîm i lawr.

Sicrhewch fod staff yn teimlo'n ddiogel i ddweud wrthych pa apiau ac adnoddau AI y maent yn eu defnyddio. Os ydychyn canfod bod rhywun wedi integreiddio cofnodydd nodiadau AI na reolir yn dawel yn eu cyfarfodydd, peidiwch â'u ceryddu - gofynnwch iddynt pa fwlch gweinyddol sy'n cael ei lenwi gan yr adnodd hwnnw, a dysgwch fwy amdano.

Os ydych yn sylweddoli bod llawer o bobl yn defnyddio adnoddau fel ChatGPT/Claude/Gemini i wneudpethau'n haws, peidiwch â'i guddio. Amlygwch hyn drwy gynnal sesiwn anffurfiol "rhannu sgiliau" yn eich cyfarfod tîm nesaf. Defnyddiwch yr amserhwn i rannu awgrymiadau defnyddiol, trafod y pethau ymarferol i’w gwneud ac i beidio â'u gwneud, ac uwchsgilio gweddill y tîm fel bod pawb ynelwa o'r wybodaeth.

Yn hytrach na gadael i staff ddyfalu'r hyn sy'n dderbyniol, cyflwynwch bolisi AI sefydliadol clir. Nidoes angen i hon fod yn ddogfen ddeddfol, ddwys; dim ond amlinellu pa blatfformau sydd wedi eu cymeradwyo, sut y gall staff wneud cais am adnoddau newydd, a nodi'n glir pa ddata y gellir ac na ellir ei gynnwys mewn systemau cyhoeddus. Mae hefyd yn syniad da i greu polisi cyhoeddus iddangos tryloywder eich sefydliad ynghylch y defnydd o AI. Dyma enghraifft.

Gweithredu: Asesu Eich Sefyllfa Ddigidol Bresennol Gyda'ch Gilydd 

Mae dod â chymwysiadau AI ac adnoddau digidol cudd i'r amlwg yn helpu eich sefydliad i weithio'n fwy cydlynol. Mae'n eich galluogi chi i weld pa nodweddion sydd eu hangen ar eich staff i gyflawni eu swyddi, fel y gallwch ddarparu'r adnoddau diogel, cefnogol cywir ar eu cyfer.

I'ch helpu i ddechrau arni, edrychwch ar ein Hadnodd Asesu Risg AI Am Ddim i’r Trydydd Sector. Er ei fod yn canolbwyntio'n benodol ar AI, mae'rfframwaith yn hawdd iawn i'w ddefnyddio a gellir ei addasu'n rhwydd i edrych ar unrhyw adnodd digidol a ddefnyddir gan eich tîm. Cafodd ei lunio i'chhelpu i ddechrau sgwrs agored, adolygu adnoddau digidol ar y cyd, a sefydlu gweithle digidol cysylltiedig, hyderus.

Awyddus i Ymchwilio'n Ddyfnach? Adnoddau Defnyddiol ar gyfer Eich Tîm: 

• Darllenwch y Canllaw Diogelwch TG Cysgodol Swyddogol ar NCSC Y canllaw swyddogol, syml gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaetholsy'n dadansoddi sut i reoli'r risgiau o feddalwedd sydd heb ei harchwilio wrth gadw'ch gweithle'n gynhyrchiol a chefnogol. 
• Porwch 'Y Defnydd Cudd o AI mewn Elusennau' ar Charity Digital Dadansoddiad defnyddiol yn tynnu sylw at pam mae mwy na 70% o staff yndefnyddio adnoddau AI heb eu cymeradwyo yn y gwaith, y risgiau GDPR unigryw ar gyfer data'r trydydd sector, a sut i ddechrau sgyrsiau agoredgyda'ch bwrdd. 
• Dysgwch Sut i Feithrin Sgiliau AI yn Gyfrifol ar Charity Digital Canllaw ymarferol sy'n edrych ar sut i drawsnewid yn ddiogel o arferion "AI Cysgodol" anghyson i hyfforddiant tîm strwythuredig, canllawiau cytbwys a chreu cynnwys moesegol.